O básico da Gerência de Projetos - Planejamento

"Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito." Pitagoras

Esse é o segundo post sobre os grupos de processos do PMBOK. O processo de planejamento é o alicerce para o sucesso do projeto e suas atividades são as mais complexas para uma equipe de software, principalmente pela a ansiedade de partir logo para a execução e criação dos códigos.  Com organização e tempo bem empregados no planejamento vamos atingir o grau de qualidade esperada no produto entregue, atendendo assim as expectativas do cliente.

PLANEJAMENTO:

O planejamento requer organização, tempo e comprometimento da equipe com a qualidade do projeto. Uma forma de economizar tempo e esforço de planejamento é focar nas prioridades do seu projeto,   criando um sequenciamento de trabalho que busque o maior valor agregado do produto a ser entregue. Em projetos de software é comum encontrar a sigla MVP (Mininum Viable Product). O produto mínimo viável traz características que permitam que o mesmo seja lançado ao mercado e nada mais.

Temos como objetivos a serem alcançados no planejamento:

• Definição de todo o trabalho do projeto;
• Definição dos pacotes de trabalho e o esforço necessário para o seu desenvolvimento;
• Definição dos recursos necessários para execução do trabalho;
• Aprimorar as informações de custos do projeto;
• Definição do sequenciamento do trabalho;
• Construir um cronograma mais detalhado das entregas do projeto;
• Definir um plano de gestão de riscos do projeto;
• Buscar a aceitação do planejamento junto a equipe de projeto e o cliente.

Pontos de atenção no planejamento:

• Considere uma margem de erro para seu cronograma e orçamento, pois a unica certeza que temos é que o escopo do projeto poderá e irá mudar.
• Esteja preparado para lidar com conflitos, pois a equipe ainda está em fase de formação, onde a ansiedade predomina sobre as pessoas. Deixe bem claro o que se espera de cada um, o que deve ser feito por cada papel designado e quais são as regras que devem ser seguidas.

Construindo a Estrutura Analítica do Projeto com técnicas de Mapa Mental:

• Temos como base para todo o planejamento do projeto a criação da EAP (WBS) - Estrutura Analítica do Projeto, que é decomposição do trabalho em partes terminais, orientadas a entregas. 
• A partir da EAP torna-se possível a medição do progresso do projeto. 
• A EAP deve ser simples o suficiente para não se tornar um obstáculo no planejamento.
• Como técnica para o planejamento do projeto e a criação da EAP temos o Mapa Mental, que aumenta a produtividade, trazendo muitos benefícios. Alguns desses benefícios podem ser vistos no link Planejamento: benefícios e vantagens do mapa mental

FERRAMENTAS:

Para a criação da EAP podemos utilizar uma ferramenta chamada XMind, que possui uma grande flexibilidade na manipulação dos pacotes de trabalho, além de oferecer muitas outras funcionalidades.

• A organização das informações podem ser feitas através de árvore, mapa mental, organograma e muitos outros;
• Possui uma gama de exemplos para vários formatos de informações tais como Plano de Projeto, Organograma,  Organização de Reuniões e etc.
• Possui versões para Windows, Linux e Mac. Com isso sua equipe pode trabalhar em vários sistemas acompanhando a mesma estrutura analítica.

DECLARAÇÃO DE ESCOPO:

Temos abaixo um template de Declaração de Escopo com seus elementos seguindo recomendações do PMBOK 4ª Edição, Apêndice A Tabela A2.

1) Descrição do escopo do produto:

• Detalhamento das características do produto, serviço ou resultado descritos no Termo de Abertura.
• Exemplo: Módulos do sistema e suas características, telas de software e etc.

2) Descrição do escopo do projeto:

• Descrição de tudo o que precisa ser feito para entregar o produto.

3) Entregas do projeto e critérios de aceitação:

• As entregas incluem tanto as saídas que compõem o produto ou serviço do projeto, como os resultados auxiliares, tais como relatórios e documentação de gerenciamento do projeto.
• Temos aqui os processos e critérios gerais de aceitação do produto, serviço ou resultado concluídos.

4) Exclusões do escopo:

• Identifica de modo geral tudo que não será entregue ou executado no projeto. Declarar explicitamente o que está fora do escopo ajuda no gerenciamento das expectativas das partes interessadas (stakeholders).
• Exemplo: “As Etapas I, II e III não contemplam a substituição do software de protocolo utilizado pelo componente X do sistema.”

5) Restrições do projeto:

• São fatores que limitam as opções da equipe de gerenciamento do projeto.
• Exemplo: “Prazo de entrega da Etapa I: 30 dias após a divulgação da licitação." "Prazo de entrega da Etapa II: 30 dias após Prova de Conceito."

6) Premissas do projeto:

• São fatores que, para fins de planejamento, são considerados como verdadeiros, reais ou certos.
• Exemplo: “Comprometimento do nível estratégico da instituição; Disponibilidade de um analista sênior para compor a equipe do projeto."

7) Riscos identificados:

• Riscos relacionados ao ambiente interno da empresa e ambiente externo (cliente).
• Devemos mapear os riscos, descrever uma resposta caso o risco aconteça e um responsável por monitorar o risco.

Não deixe de contribuir com seus comentários! Siga-me no Twitter e acompanhe atualizações do BLOG.

Abraço e obrigado.