O básico da Gerência de Projetos - Iniciação

"As dificuldades como as montanhas, aplainam-se quando avançamos por elas!" Émile Zola.

Ao ver esse título você deve pensar: "Mais um artigo sobre as boas práticas de projeto, seguindo os processos do PMBOK". Sim existem muitos artigos excelentes sobre o assunto. O objetivo desse post é demonstrar uma forma dentre muitas outras, de fazer um elo entre a teoria e a prática, aplicando os conceitos do PMBOK em projetos de software, que muitas vezes se tornam complexos demais, causando com isso um desconforto na equipe e nas partes interessadas do projeto. Ao compartilhar  informações sobre processos podemos aprimorar a execução, aprender e contribuir com a qualidade dos projetos no Brasil.

INICIAÇÃO:

Os processos de iniciação sempre geram muitas duvidas, principalmente em equipes de pesquisa e desenvolvimento, pois dificilmente a figura do patrocinador irá disponibilizar um Termo de Abertura completo para dar início a um projeto. Na prática a ideia de um novo produto é apresentada e a partir dai cria-se o Termo de Abertura para registrar as necessidades e dar início ao projeto. Creio que muitas equipes de desenvolvimento passam pelo mesmo ciclo, onde a criação de novos produtos é a principal função dessa área na empresa. 

O Termo de Abertura tem como objetivo identificar as verdadeiras necessidades do cliente, trazendo informações que devem ser aprovadas pela diretoria da empresa, dando assim continuidade ao projeto.

Para diminuir os riscos mesmo durante o processo de iniciação, devemos ter em mente que o entendimento de questões fundamentais do projeto são de extrema importância. Na realidade queremos ter segurança durante a execução do projeto e essas questões podem não estar claras no Termo de Abertura. Para isso podemos realizar alguns procedimentos que podem esclarecer questões importantes: 

• Estudo de Viabilidade: Com a ideia do produto exposta no Termo de Abertura, devemos confrontar as reais necessidades para o negócio, assim podemos avaliar o quanto o projeto será apoiado pelas partes interessadas, principalmente se existir concorrência de recursos em outros projetos. O apoio das áreas de negócio, bem como da equipe de especialistas que irão executar o projeto é fundamental para seu sucesso. Precisamos debater sobre a ideia do produto proposto e se necessário criar modelos de negócio e protótipos técnicos que validem a ideia. Lembre-se os artefatos criados nesse estudo serão muito uteis para o entendimento da equipe de projeto.
• Início e fim do projeto: Todos sabem que a principal definição de um projeto é a sua duração, algo crucial para o produto gerar negócios em momentos importantes de mercado. Ao preencher o Termo de Abertura fique atento ao cronograma, lembrando sempre da Tríplice Restrição (Escopo, custo e prazo). Devemos trabalhar as características do produto visando necessidades de maior valor agregado, assim podemos definir um cronograma viável com entregas prioritárias em primeiro lugar. Tente diminuir os riscos de atrasos com uma boa negociação de escopo que se encaixe nos prazos de entrega do projeto.
• Metas do projeto: Os objetivos do projeto devem ficar claros para todas as partes interessadas e documentados no Termo de Abertura. Para obter resultados, os objetivos do projeto devem estar bem definidos e aceitos por todos. Se alguém da equipe discordar de algum ponto e colocar impedimentos em algum dos objetivos, tente entender a dificuldade e criar planos de ação para contornar a questão e assim levar o projeto ao sucesso com o apoio total de todos.
• Designação do projeto: Nesse ponto estamos falando de pessoas que tem influência direta no projeto e a figura do líder é fundamental para o sucesso. Como Gerente de Projeto designado para liderar as pessoas e controlar o processo, precisamos ter a visão geral dos papéis dos demais membros da equipe e principais stakeholders do projeto. 

Seguindo essas recomendações o Termo de abertura tratá informações realmente importantes para o projeto, diminuindo assim os riscos e falhas de qualidade no projeto.

TERMO DE ABERTURA:

1) Propósito do projeto ou justificativa:

• As necessidades do negócio que o projeto está incumbido de atender, que justificam sua execução.

2) Objetivos mensuráveis do projeto e critérios de sucesso relacionados:

• Iniciar por um verbo. Exemplo: "Aumentar a participação no mercado..."
• Definir o indicador do resultado: "Aumentar a participação em 10% no mercado..."
• Definir metas quantificáveis: "Aumentar a participação em 10% no mercado nos próximos 10 meses."

3) Requisitos de alto nível do projeto:

• Nem todos os interessados do projeto conhecem as fases definidas pelo PMBOK, sendo assim devemos indicar quais os requisitos em fases e os artefatos que devem ser entregues.
• Dependendo da complexidade ou simplicidade do projeto essas fases podem ser customizadas para diminuir a burocracia com o processo.

4) Características do produto:

• Definimos as metas do produto esperado como resultado do projeto e suas características.
• Gosto muito da analogia do projeto de uma casa onde temos as seguintes características: Casa com 3 quartos, sendo uma suíte com banheira de hidromassagem, 2 banheiros sociais sendo um no piso superior e outro no térreo, sala de estar, copa e cozinha no térreo e etc... Fica fácil de entender o nível de detalhes que precisamos chegar no Termo de Abertura. 

5) Cronograma estimado de marcos:

• Cria-se uma tabela com as seguintes informações: Data de início, Data prevista para término e os Marcos de entregas.
• Em projetos de software os marcos são as releases contemplando funcionalidades completas para a serem apresentadas para o cliente.
• Vale lembrar que esse cronograma é uma estimativa para que as partes interessadas tenham uma ideia de prazos do projeto. O cronograma do projeto será definido com mais detalhes no planejamento.

6) Necessidades iniciais do projeto:

• São informações preliminares sobre os recursos necessários para execução do projeto.
• Cria-se uma tabela com as seguintes informações: Tipo de Recurso, Quantidade, Descrição e Disponibilidade.

7) Designação do projeto:

• Segue abaixo os campos necessários para descrever os designados:
• Papel: 
• Nome: 
• Contato: 
• Responsabilidades:

8) Orçamento estimado:

• Temos todas as informações sobre as necessidades do projeto e alocação da equipe para geração dos custos e valores do orçamento.

9) Partes interessadas:

• Segue abaixo os campos necessários para descrever as partes interessadas:
• Nome: 
• Contato:
• Influência: 
• Expectativas:
• Principais exigências:
• Fase que ocorre o envolvimento com o projeto:

10) Validação do documento:

• Devemos ter o registro de aceitação das partes designadas e interessadas. 
• Essa aceitação pode ser por meio de assinatura de uma cópia do documento ou assinatura digital.

OBSERVAÇÕES:

1. No Termo de Abertura podemos registrar as Premissas e Restrições iniciais do projeto, mas caso essas informações ainda não estejam claras, devemos preenche-las na Declaração de Escopo parte do processo de Planejamento. Com isso a equipe estará alocada e podemos discutir melhor essas questões para não haver duplicidade de registros. Se o patrocinador já elencar premissas e restrições não deixe de registrá-las no Termo de Abertura e detalhe melhor na Declaração de Escopo.
2. A mesma coisa acontece com os Riscos, se houver informações sobre possíveis riscos, faça o registro no Termo de Abertura e na Declaração de Escopo vamos detalhar e construir planos de ação  junto com a equipe de projeto.

FERRAMENTAS:

Temos muitas formas de registrar os documentos de projeto. Existe uma ferramenta chamada Redmine, que através de uma interface web faz a gestão de projetos de software, através de registro de tarefas, arquivos, documentos, Wiki e muito mais. Há um post no BLOG com o passo-a-passo de instalação no Linux. Ferramentas Gratuitas para Gerência de Projetos.

Vantagens do Redmine:

• Ferramenta web para múltiplos usuários;
• Integração com softwares de controle de versão como o Subversion e Git;
• Histórico de modificações para acompanhamento de mudanças;
• Campos customizáveis;
• Permissão de acesso para cada projeto e perfil de usuário;
• Gráfico de Gantt;
• Envio de Email automático para cada modificação no projeto.

Os documentos de projeto podem ser criados no formato Wiki e registrados no Redmine, permitindo uma rastreabilidade completa do escopo, requisitos, pacotes de trabalho e tarefas de desenvolvimento.  Com isso a equipe tem acesso constante as informações do projeto e facilitamos assim a comunicação. Podemos facilmente controlar mudanças e manter o histórico dos projetos.

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Agradecimento especial ao Professor Afonso Soares que contribuiu com comentários sobre o post.

Grande abraço a todos e obrigado!